Szkolimy od 1990 r.
Konsulting-Edukacja
JACYNO I MODZELEWSKI Sp. z o.o.
Szkolenia jednodniowe
Kadry i płace

Szkolenie: PRAWO PRACY w 2020 r. Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej, świadectw pracy, ZFŚS oraz Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK)

O szkoleniu

Program:

 

 

  1. DOKUMENTACJ PRACOWNICZA – NOWE ROZPORZĄDZENIE

  • Dokumentacja pracownicza – nowy katalog.

  • Dokumenty nie stanowiące dokumentacji pracowniczej.

  • Obowiązek indywidualnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

  • Dokumentacja kadrowa, która może mieć zbiorczy charakter.

  • Obowiązek poświadczania przez kadry „za zgodność z przedłożonym dokumentem”.

 

  1. AKTA OSOBOWE PRACOWNIKA

  • Podział akt osobowych na 4 części (A-D).

  • Prawidłowe gromadzenie otwartych katalogów dokumentów:

  • Część A – m. in. zasady jej prowadzenia przy ponownym zatrudnienia tego samego pracownika. Możliwość kopiowania dokumentów do nowych aktach osobowych prowadzonych przez tego samego pracodawcę;

  • Część B – w tym dokumenty z zakresu czasu pracy, niepełnosprawności, rodzicielstwa, płac oraz dotyczące zajęć komorniczych i zgody na dobrowolne potrącenia;

  • Część C – dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;

  • Część D –obowiązek tworzenia tej części dla pozostających w zatrudnieniu pracowników. Nowe zasady przechowywania i usuwania dokumentów dotyczących kar porządkowych – stanowisko MRPiPS.

  • Regulacje przejściowe – zasady zastosowania nowych obowiązków do dotychczas prowadzonej dokumentacji.

  • Możliwość tworzenia i przechowywania dokumentów w częściach powiązanych ze sobą tematycznie (B1, B2, C1, C2).

  • Wymóg sporządzania wykazu i gromadzenia dokumentów w porządku chronologicznym. Prawidłowe numerowanie dokumentów z kolejnych umów w jednych aktach osobowych.

  • Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika – warunki kontynuowania wcześniejszych akt osobowych.

  • Przypadki obowiązkowego założenia nowych akt nawet przy ciągłości zatrudnienia w oparciu o kolejne umowy.

  • Badania profilaktyczne – prawidłowe przechowywanie orzeczeń i skierowań.

  • Badania lekarskie pracowników kierujących pojazdami dla celów służbowych.

  • Odpisy aktów stanu cywilnego – wymagane prawem oraz przy tzw. urlopach okolicznościowych.

  • Konieczność dokonywania bieżących przeglądów akt osobowych – aktualna wykładnia.

  • Kwestionariusz osobowy czy oświadczenie dotyczące danych osobowych – prawidłowa praktyka.

 

  1. ZASADY TWORZENIA POZOSTAŁEJ DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ DOTYCZĄCEJ: czasu pracy, urlopów wypoczynkowych i rodzicielskich, karty wynagrodzeń.

  • Zamknięty katalog dokumentów.

  • Możliwość oddzielnego lub łącznego tworzenia i przechowywania tej dokumentacji.

  • Wymóg indywidualnego prowadzenia.

  • Wymiar i rozliczanie czasu pracy w 2020 r. w tym dokumenty dotyczące ewidencji oraz „podpinane do karty”.

  • Gdzie i przez jak długo należy przechowywać listy obecności i harmonogramy czasu pracy?

  • Jak często należy drukować karty ewidencji czasu pracy?

  • Urlop wypoczynkowy w 2020 r. – najnowsza wykładnia dot. urlopu na żądanie i urlopu zaległego.

  • Plan urlopów – gdzie i przez jak długo należy przechowywać?

  • Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

  • Karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń.

  • Wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

 

 

  1. OKRES PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ ORAZ ZASADY USUWANIA DOKUMENTÓW I DANYCH

  • Zasady prawidłowego ustalenia okresu przechowywania – 50 lub 10 lat.

  • Prawidłowy okres przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej – w zależności od daty nawiązania stosunku pracy.

  • 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – umowy do których mają zastosowanie nowe przepisy.

  • Możliwość skrócenia okresu przechowywania z 50 do 10 lat – wymagane przez ZUS dokumenty ZUS OSW i ZUS RIA.

  • Dokumentacja nadal przechowywana obowiązkowo przez 50 lat.

  • Zasady usuwania dokumentów i danych po zakończeniu okresu ich przechowywania – wykładnia UODO.

  • Obowiązek pracodawcy zniszczenia dokumentacji w przypadku jej nieodebrania – zasady postępowania.

 

  1. OBOWIĄZKI INFORMACYJNE PRACODAWCY DOTYCZĄCE OKRESU PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI

  • Obowiązek wydania wraz ze świadectwem pracy informacji o:

  • Okresie przechowywania;

  • Możliwości odbioru po upływie okresu przechowywania;

  • Zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania.

 

  1. MOŻLIWOŚĆ ZMIANY POSTACI PROWADZENIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ – PAPIEROWA lub ELEKTRONICZA.

  • Dopuszczalność prowadzenia części dokumentacji w postaci elektronicznej a części w postaci papierowej –stanowisko MRPiPS.

  • Jak dołączyć papierowy dokument do dokumentacji elektronicznej – dopuszczalność i zasady postępowania.

  • Wymóg posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.

  • Prawidłowe zawiadomienie aktualnych i byłych pracowników o możliwości odbioru dokumentacji w formie papierowej.

  • Możliwość zniszczenia dokumentacji w przypadku braku jej odbioru.

 

  1. NOWY OBOWIĄZEK PRACODAWCY – WYDANIE KOPII CAŁOŚCI LUB CZĘŚCI DOKUMENTACJI NA ŻĄDANIE PRACOWNIKA/BYŁEGO PRACOWNIKA LUB OSOBY DO TEGO UPRAWNIONEJ

  • Obowiązek wydania kopii papierowej, wydruku bądź kopii elektronicznej całości/części dokumentacji pracowniczej.

  • Wielokrotne wnioski pracownika – dopuszczalne ograniczenia dokonywane przez pracodawcę.

 

  1. WARUNKI PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ – NOWE WYMAGANIA

  • Dokumentacja przechowywana w formie papierowej – wymogi dotyczące jej zabezpieczenia przez zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą – najnowsza wykładnia MRPiPS oraz PIP.

  • Dokumentacja w postaci elektronicznej – konieczność wprowadzenia procedur tworzenia kopii zapasowych, nanoszenia metadanych, przenoszenia między systemami – najnowsza wykładnia Ministerstwa Cyfryzacji.

  • Sankcje za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej – nowe wykroczenie i grzywna.

 

  1. ŚWIADECTWO PRACY PO ZMIANACH

  • Nowy wzór świadectwa pracy w tym zmiana treści pouczenia.

  • Dzień wydania świadectwa pracy – nowy termin.

  • Niewydanie w terminie świadectwa pracy – nowe wykroczenie karane grzywną.

  • Imiona rodziców bezpodstawnie wskazane w świadectwie pracy i w kwestionariuszu osobowym pracownika – prawidłowe postępowanie pracodawcy.

  • Nowe zasady wydawania kopii a nie odpisu świadectwa pracy.

  • Sprostowanie świadectwa pracy – nowe zasady dopuszczalności oraz terminy na złożenie wniosku.

  • Uprawnienia pracownika w przypadku niewydania mu świadectwa pracy – prawomocny wyrok zastępujący świadectwo pracy.

  • Świadectwo pracy w aktach osobowych –zasady gromadzenia kopii tego dokumentu w części A oraz w części B.

 

  1. RODO W DZIALE KADR I NOWE WYMOGI DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

  • Katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata i od pracownika.

  • Dopuszczalność pobierania danych od kandydatów i kopiowania dokumentów dotyczących:

  • Wykształcenia;

  • Kwalifikacji zawodowych;

  • Przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;

  • Miejsca zamieszkania.

  • Zasady postępowania z dokumentacją kandydatów, którzy:

  • zostali zatrudnieni (nr telefonu, adres email);

  • nie zostali zatrudnieni;

  • nadesłali aplikację pomimo braku rekrutacji.

  • RODO w kierowaniu na badania wstępne i szkolenie BHP.

  • Wykorzystywanie danych osobowych kandydatów dla celów kolejnych rekrutacji – niezbędna zgoda kandydata.

  • Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec kandydatów do pracy – art. 13 RODO.

  • Zgoda kandydata lub pracownika na pobieranie innych danych. Kategorie danych, których nie można przetwarzać nawet za zgodą.

  • Pobieranie i przetwarzanie danych dot. karalności.

  • Badanie trzeźwości pracownika zgodne z RODO jako forma monitorowania pracy.

  • Zasady dopuszczania przez pracodawcę osób do przetwarzania danych. Obowiązkowe zobowiązanie do zachowania tajemnicy.

  • Dopuszczalność kopiowania dowodu osobistego i prawa jazdy pracownika.

  • Zasady przetwarzania danych osoby wskazanej, którą należy zawiadomić w razie wypadku.

 

  1. NIEPEŁNOSPRAWNY KANDYDAT DO PRACY I PRACOWNIK – PRAWIDŁOWE POZYSKIWANIE, PRZETWARZANIE I PRZECHOWYWANIE DANYCH.

 

  1. ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH

  • Zasada minimalizacji danych i ich adekwatności do celu w jaki zostają pobrane.

  • Udostępnianie danych w formie oświadczenia pracownika.

  • Przetwarzanie danych wrażliwych np. orzeczeń lekarskich – zasady postępowania.

  • Okres przechowywania.

  • Obowiązek przeglądu dokumentacji.

 

 

  1. MONITORING WIZYJNY, POCZTY SŁUŻBOWEJ, SAMOCHODU SŁUŻBOWEGO zasady wprowadzenia i stosowania.

  • Prawidłowe wprowadzenie regulacji wewnętrznych w tym zakresie.

  • Wykaz pomieszczeń, które nie mogą zostać objęte monitoringiem. Wyjątkowa możliwość ich monitorowania.

  • Przykładowe zapisy w regulaminie pracy.

  • Wymóg poinformowani pracownika – potwierdzenie w cześć B akt osobowych.

  • Obowiązek zamieszczenia odpowiedniej informacji pisemnej oraz zastosowania oznaczeń.

 

  1. PRACOWNICZE PLANY KAPITAŁOWE:

  • TWORZENIE PPK – ustawowe obowiązki:

  • Podmiot zatrudniający na którym ciąży obowiązek tworzenia PPK – pracodawca, nakładca, rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych, zleceniodawca, podmiot, w którym działa rada nadzorcza.

  • Podmioty wyłączone z obowiązku tworzenia PPK:

  • Mikroprzedsiębiorcy;

  • Podmioty prowadzące PPE (Pracowniczy Program Emerytalny).

  • Osoby zatrudnione w rozumieniu ustawy o PPK.

  • Termin powstania obowiązku tworzenia PPK – kryterium i sposób ustalenia liczby osób zatrudnionych.

  • Obowiązek podmiotu zatrudniającego zawarcia umów o:

  • Zarządzanie PPK (w postaci elektronicznej);

  • Prowadzenie PPK.

  • Obowiązek wyboru instytucji finansowej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową a w przypadku jej braku – reprezentacją osób zatrudnionych.

  • Kryterium wieku osoby zatrudnionej decydujące o jej włączeniu do PPK:

  • Osoba ukończyła18 lat – a przed ukończeniem 55 roku życia;

  • Osoba ukończyła 55 lat – a przed ukończeniem 70 roku życia;

  • Osoba ukończyła 70. rok życia.

  • Wpłaty do PPK podstawowe i dodatkowe finansowane przez:

  • podmiot zatrudniający – 1,5% i 2,5% – łącznie do 4% wynagrodzenia;

  • uczestnika PPK – 2% i 2% – łącznie do 4% wynagrodzenia;

  • uczestnika PPK – możliwość dokonywania wpłaty w obniżonej wysokości – min. 0,5% wynagrodzenia.

  • Wypłaty dokonywane z Funduszu Pracy – powitalna i dopłata roczna.

  • Zasady wypłaty środków zgromadzonych w PPK:

  • Przed 60 rokiem życia:

  • na cele mieszkaniowe, na pokrycie wkładu własnego – podlegają obowiązkowi zwrotu;

  • w przypadku poważnego zachorowania (uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka) – maksymalnie 25% środków jednorazowo lub w ratach.

  • Po ukończeniu 60. roku życia:

  • wniosek o wypłatę środków: 25% jednorazowo i 75% w co najmniej 120 - miesięcznych ratach;

  • możliwa jednorazowa wypłata całości środków bądź ich wypłata przez mniejszą liczbę rat – naliczany podatek;

  • możliwość wypłaty w formie świadczenia małżeńskiego.

 

  1. POZOSTAŁE ZMIANY W ZAKRESIE

  • Minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2020 r.

  • MOBBING I DYSKRYMINACJA – NOWE OBOWIĄZKI KADROWE

  • Nowe roszczenie pracownika o odszkodowanie gdy nie rozwiązał on z z powodu mobbingu umowy o pracę;

  • Zakaz dyskryminacji i nierównego traktowania z jakichkolwiek przyczyn (otwarty katalog kryteriów dyskryminujących);

  • Strategia antymobbingowa – przyczyny oraz zasady jej ustanawiania;

  • Obowiązek dalszego zatrudnienia bezprawnie zwolnionego pracownika do czasu prawomocnego zakończenia postępowania – nowe regulacje.


 

 

w cenie szkolenia:
* 5 godzin wykładu, w tym maksimum praktyki i tylko niezbędna teoria oraz konsultacje indywidualne w czasie i po szkoleniu,
* materiały szkoleniowe,
* materiały do pracy podczas zajęć,
* poczęstunek biznesowy (lunch),
* przerwa kawowa,

Rabat dla drugiej i każdej kolejnej osoby z firmy!

Zarejestruj Firmę do programu lojalnościowego i płać mniej za wszystkie szkolenia!

Wykładowca

Prawnik, były pracownik Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.
Prawnik, były pracownik Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Wieloletni wykładowca prowadzący szkolenia z zakresu prawa pracy. Specjalizuje się w praktycznym ujęciu problematyki: nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, urlopów wypoczynkowych, uprawnień rodzicielskich, czasu pracy oraz wynagrodzeń pracowników. Autorka licznych... Czytaj dalej

Lokalizacja na mapie

Chcesz wziąć udział w szkoleniu? Daj nam znać!
Zgłoś udział w szkoleniu

Program lojalnościowy

Zapraszamy do wzięcia udziału w naszym programie lojalnościowym. Założenie konta pozwoli Państwu zbierać punkty, za które będzie można uzyskać rabat na kolejne szkolenie, darmowy kurs lub odebrać nagrody.

Dowiedz się więcej
Informacja o plikach cookies

Korzystając z naszego serwisu bez zmiany ustawień dotyczących cookies wyrażasz zgodę na ich używanie, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki.

Zamknij