1. Aktualny stan prawny i faktyczny w zakresie Krajowego Systemu E-Faktur i struktury FA(3).
2. Nowy wzór faktury FA (3) i nowy załącznik do faktury (dla potrzeb rozliczania mediów).
3. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSEF.
- 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
- 1 stycznia 2026 r. - przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo,
- wdrożenie KSEF przez podatników zwolnionych z VAT (np. wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia, fundacje itp.).
4. Czasowe przesunięcie do dnia 1 stycznia 2026 r.
- wymogu podania numeru KSEF w płatnościach za e-faktury,
- możliwości wystawiana faktur przy pomocy kasy fiskalnej (z pominięciem KSEF),
- kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSEF.
5. Wdrożenie na stałe trybu „offline24” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników.
- data wystawienia faktury w trybie offline,
- data otrzymania faktury w trybie offline,
- sposób wyboru stosowania trybu offline.
6. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSEF – wady i zalety. Sposób doręczenia konsumentowi faktury wystawionej w KSEF.
7. KSEF a faktury wystawiane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) i Grupy VAT.
- dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3, Pracownik,
- kod ID WEW – jak wykorzystać u scentralizowanego podatnika? ID WEW czy NIP?
8. Załącznik do faktury ustrukturyzowanej – zastosowanie, tryb wdrożenia i stosowania (głównie w branży media, telekomunikacja itp.). Do czego nie służy załącznik?
9. Korzystanie z KSEF.
- autoryzacja w systemie KSEF (kwalifikowana pieczęć elektroniczna, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany),
- powołanie i odwołanie administratora - ZAW-FA lub pieczęć elektroniczna.
- sposób nadawania i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSEF (delegowanie uprawnień),
- tworzenie jednostek zależnych w KSEF i administratorów jednostek – w JST i grupie VAT.
10. KOD QR dostępny od dnia 1 listopada 2025 r. dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści – kiedy będzie miał zastosowanie?
11. Schemat postępowania celem wdrożenia KSEF.
- Przygotowanie procesów wewnętrznych oraz szkolenia pracowników,
- utworzenie schematu uprawnień w KSEF,
- upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSEF oraz nadzór na korzystaniem z systemu,
- elektroniczny obieg dokumentów – czy jest niezbędny dla potrzeb KSEF?
12. Dokumenty objęte systemem KSEF.
- standardowa faktura dla innego polskiego podatnika (w tym faktura zaliczkowa),
- faktura dla konsumenta – opcjonalnie,
- faktura VAT RR – opcjonalnie,
- refaktura,
- faktura dla kontrahenta zagranicznego,
- załączniki do faktur w KSEF,
- duplikatu faktury – w ograniczonym zakresie.
13. Dokumenty nieobjęte systemem KSEF.
- dokumenty wewnętrzne,
- noty księgowe,
- faktury proforma.
14. Elementy faktury ustrukturyzowanej.
- obowiązkowe elementy faktury ustrukturyzowanej,
- elementy opcjonalne faktury ustrukturyzowanej,
- elementy fakultatywne faktury ustrukturyzowanej,
- numer KSEF i jego budowa, znaczenie i sposób generowania,
- wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – kiedy obowiązkowo zawiera kody QR?
15. Wystawianie faktur w KSEF a obowiązek podatkowy.
- proces wystawiania faktur w KSEF i ich autoryzacji,
- data wystawienia faktury w KSEF – w trybie standardowym oraz offline24,
- termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT a KSEF?
- weryfikacja prawidłowości faktury przez KSEF,
- komunikat zwrotny z KSEF (UPO lub odrzucenie faktury),
- obowiązek podatkowy dla mediów a data wystawienia faktury.
- Zbiorcza wysyłka faktur do KSEF.
16. Odliczanie VAT i koszt podatkowy (CIT).
- otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSEF (data otrzymania faktury w KSEF),
- otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline24 – czy daje prawo do odliczenia VAT?
- użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF – obowiązek oznaczania kodem QR – kiedy i na jakich zasadach?
- obliczanie terminu płatności dla faktury otrzymanych w KSEF?
17. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSEF.
- anulowanie faktury KSEF – czy jest możliwe,
- faktury korygujące w KSEF/noty korygujące?
- KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego - moment korekty podatku,
- KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego –moment korekty podatku.
18. Nadzwyczajna niedostępność KSEF (faktura „offline” i „offline 24”).
- niedostępność systemu KSEF,
- awaria KSEF,
- awaria wewnętrznego systemu podatnika.
19. KSEF a rejestr JPK_VAT.
- numer KSEF a dokonywanie przelewu,
- numer KSEF a ujęcie faktury JPK_VAT,
- struktura numeru KSEF – dane zawarte w numerze KSEF,
- czy na fakturze ustrukturyzowanej (wystawionej w KSEF) przekazanej nabywcy w formie papierowej lub elektronicznej należy umieścić numer KSEF?
