KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR. ZASADY DZIAŁANIA. LOGOWANIE NA ŻYWO DO KSEF (Nadawanie uprawnień, tworzeniem jednostek zależnych, wystawienie faktury KSEF).

1. Aktualny stan prawny i faktyczny w zakresie Krajowego Systemu E-Faktur i struktury FA(3).
2. Nowy wzór faktury FA (3) i nowy załącznik do faktury (dla potrzeb rozliczania mediów).
3. Termin wejścia w życie obowiązkowego KSEF.

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,

• 1 stycznia 2026 r. - przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo,

• wdrożenie KSEF przez podatników zwolnionych z VAT (np. wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia, fundacje itp.).

4. Czasowe przesunięcie do dnia 1 stycznia 2026 r.

• wymogu podania numeru KSEF w płatnościach za e-faktury,

• możliwości wystawiana faktur przy pomocy kasy fiskalnej (z pominięciem KSEF),

• kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSEF.

5. Wdrożenie na stałe trybu „offline24” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników

• data wystawienia faktury w trybie offline,

• data otrzymania faktury w trybie offline, 

• sposób wyboru stosowania trybu offline.

6. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSEF – wady i zalety. Sposób doręczenia konsumentowi faktury wystawionej w KSEF

7. KSEF a faktury wystawiane przez jednostki samorządu terytorialnego (JST) i Grupy VAT

• dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 1, 2 i 3, Pracownik,

• kod ID WEW – jak wykorzystać u scentralizowanego podatnika? ID WEW czy NIP?

8. Załącznik do faktury ustrukturyzowanej – zastosowanie, tryb wdrożenia i stosowania (głównie w branży media, telekomunikacja itp.). Do czego nie służy załącznik?

9. Korzystanie z KSEF

• autoryzacja w systemie KSEF (kwalifikowana pieczęć elektroniczna, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany),

• powołanie i odwołanie administratora - ZAW-FA lub pieczęć elektroniczna.

• sposób nadawania i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSEF (delegowanie uprawnień),

• tworzenie jednostek zależnych w KSEF i administratorów jednostek – w JST i grupie VAT.

10. KOD QR dostępny od dnia 1 listopada 2025 r. dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści – kiedy będzie miał zastosowanie?

11. Schemat postępowania celem wdrożenia KSEF

• Przygotowanie procesów wewnętrznych oraz szkolenia pracowników,

• utworzenie schematu uprawnień w KSEF,

• upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSEF oraz nadzór na korzystaniem z systemu,

• elektroniczny obieg dokumentów – czy jest niezbędny dla potrzeb KSEF?

12. Dokumenty objęte systemem KSEF

• standardowa faktura dla innego polskiego podatnika (w tym faktura zaliczkowa),

• faktura dla konsumenta – opcjonalnie,

•  faktura VAT RR – opcjonalnie,

• refaktura,

• faktura dla kontrahenta zagranicznego,

• załączniki do faktur w KSEF,

• duplikatu faktury – w ograniczonym zakresie.

13. Dokumenty nieobjęte systemem KSEF

• dokumenty wewnętrzne,

• noty księgowe,

• faktury proforma.

14. Elementy faktury ustrukturyzowanej

• obowiązkowe elementy faktury ustrukturyzowanej,

• elementy opcjonalne faktury ustrukturyzowanej,

• elementy fakultatywne faktury ustrukturyzowanej,

• numer KSEF i jego budowa, znaczenie i sposób generowania,

• wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – kiedy obowiązkowo zawiera kody QR?

15. Wystawianie faktur w KSEF a obowiązek podatkowy

• proces wystawiania faktur w KSEF i ich autoryzacji,

• data wystawienia faktury w KSEF – w trybie standardowym oraz offline24,

• termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT a KSEF?

• weryfikacja prawidłowości faktury przez KSEF,

• komunikat zwrotny z KSEF (UPO lub odrzucenie faktury),

• obowiązek podatkowy dla mediów a data wystawienia faktury.

• Zbiorcza wysyłka faktur do KSEF.

16. Odliczanie VAT i koszt podatkowy (CIT)

• otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSEF (data otrzymania faktury w KSEF),

• otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline24 – czy daje prawo do odliczenia VAT?

• użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF – obowiązek oznaczania kodem QR – kiedy i na jakich zasadach?

• obliczanie terminu płatności dla faktury otrzymanych w KSEF?

17. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSEF

• anulowanie faktury KSEF – czy jest możliwe

•  faktury korygujące w KSEF/noty korygujące?

• KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego - moment korekty podatku

• KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego –moment korekty podatku

18. Nadzwyczajna niedostępność KSEF (faktura „offline” i „offline 24”).

• niedostępność systemu KSEF

• awaria KSEF

• awaria wewnętrznego systemu podatnika

19. LOGOWANIE I WYSTAWIENIE FAKTURY W KSEF ONLINE