KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR. ZASADY DZIAŁANIA. LOGOWANIE NA ŻYWO DO KSEF (Nadawanie uprawnień, tworzeniem jednostek zależnych, wystawienie faktury KSEF).

1. Krajowy Systemu E-Faktur i struktury FA(3) – podstawy prawne i techniczne.

2. Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSEF

• 1 lutego 2026 r. dla „dużych” przedsiębiorców

• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,

• 1 stycznia 2027 r. - przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo,

• wdrożenie KSEF przez podatników zarejestrowanych jako zwolnieni z VAT

•  wdrożenie KSEF przez podatników niezarejestrowanych jako zwolnieni z VAT

  (np. wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia, fundacje itp.).

• czy od dnia 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury z KSEF?

3. Przepisy przejściowe – do końca 2026 r.

• wymóg podania numeru KSEF w płatnościach za e-faktury,

• możliwości wystawiana faktur przy pomocy kasy fiskalnej (z pominięciem KSEF),

• kary za nieprzestrzeganie obowiązków KSEF

4.Schemat postępowania celem wdrożenia KSEF

• Przygotowanie procesów wewnętrznych oraz szkolenia pracowników,

• utworzenie schematu uprawnień w KSEF

• upoważnienie (uwierzytelnienie) do pracy w KSEF oraz nadzór na korzystaniem z systemu,

• elektroniczny obieg dokumentów – czy jest niezbędny dla potrzeb KSEF.

5. Dopuszczenie wystawiania faktur konsumenckich w KSEF – wady i zalety. Sposób doręczenia
konsumentowi faktury wystawionej w KSEF

6. Wdrożenie KSEF a zasady powstania obowiązku podatkowego, terminy wystawiania faktur,
podstawa opodatkowania, elementy obowiązkowe faktury – w jakim zakresie KSEF wpływa na
powyższe elementy?

7. KSEF – data wystawienia, data nadania numeru KSEF, data „wytworzenia” – wystawianie
faktur z datą „przyszłą” i „antydatowanie” czy są dopuszczalne?

8. Dokumenty objęte systemem KSEF

• standardowa faktura dla innego polskiego podatnika (w tym faktura zaliczkowa),

• faktura dla konsumenta – opcjonalnie,

• faktura VAT RR – opcjonalnie,

• refaktura

• faktura dla kontrahenta zagranicznego,

• załączniki do faktur w KSEF,

• duplikaty faktury – w ograniczonym zakresie,

• faktury wystawiane przez inkasenta.

9. Dokumenty nieobjęte systemem KSEF

• dokumenty wewnętrzne,

• noty księgowe,

• faktury proforma.

10. Elementy faktury ustrukturyzowanej

• obowiązkowe elementy faktury ustrukturyzowanej,

• elementy opcjonalne faktury ustrukturyzowanej,

• elementy fakultatywne faktury ustrukturyzowanej,

• numer KSEF i jego budowa, znaczenie i sposób generowania,

• identyfikator zbiorczy (IZ) – generowanie i stosowanie.

• wizualizacja faktury ustrukturyzowanej – kiedy obowiązkowo zawiera kody QR?

11. Korzystanie z KSEF

• powołanie i odwołanie administratora - ZAW-FA lub pieczęć elektroniczna

• pierwsza autoryzacja w systemie KSEF (kwalifikowana pieczęć elektroniczna,

  kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany)

• MCU – Moduł Certyfikatów i Uprawnień – nowe narzędzie do nadawania uprawnień od dnia 1 listopada 2025 r. 0 co z dotychczasowymi uprawnieniami?

• sposób nadawania i odbieranie uprawnień do poszczególnych funkcji w KSEF (delegowanie uprawnień),

• tworzenie jednostek zależnych w KSEF i administratorów jednostek – w JST i grupie VAT.

12. Wdrożenie na stałe trybu „offline24” możliwego do stosowania przez wszystkich podatników.

• Istota systemu dla sprzedawcy i nabywcy,

• data wystawienia faktury w trybie offline – inna niż data z numeru KSEF!

• data otrzymania faktury w trybie offline,

• sposób wyboru stosowania trybu offline.

13. KSEF a faktury wystawiane przez i na rzecz: jednostki samorządu terytorialnego (JST) i Grupy VAT.

• dodatkowe pola obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w części Podmiot 2 i 3 w tym JST, GV oraz Pracownik,

• kod ID WEW – jak wykorzystać u scentralizowanego podatnika? ID WEW czy NIP?

14. Załącznik do faktury ustrukturyzowanej – zastosowanie, tryb wdrożenia i stosowania (głównie w branży media, telekomunikacja itp.). Do czego nie służy załącznik?

• Co można umieść w załączniku do faktury KSEF,

• Elementy niedopuszczalne w załączniku do faktury KSEF,

• Tryb uzyskania zgody na wystawienie faktury z załącznikiem KSEF,

• Protokoły, kosztorysy, materiały reklamowe, gwarancje itp. jako załącznik do faktury KSEF.

15. KOD QR dostępny od dnia 1 listopada 2025 r. dla zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści – kiedy będzie miał zastosowanie?

16. Wystawianie faktur w KSEF a obowiązek podatkowy

• proces wystawiania faktur w KSEF i ich autoryzacji,

• data wystawienia faktury w KSEF – w trybie standardowym oraz offline24,

• termin wystawienia faktury w świetle ustawy o VAT a KSEF?

• weryfikacja prawidłowości faktury przez KSEF,

• komunikat zwrotny z KSEF (UPO lub odrzucenie faktury),

• obowiązek podatkowy dla mediów a data wystawienia faktury.

• zbiorcza wysyłka faktur do KSEF.

17. Odliczanie VAT.

• otrzymanie faktury ustrukturyzowanej w KSEF (data otrzymania faktury w KSEF),

• otrzymanie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF w formie papierowej lub elektronicznej lub trybie offline24 – czy daje prawo do odliczenia VAT?

• użycie faktury ustrukturyzowanej poza KSEF – obowiązek oznaczania kodem QR – kiedy i na jakich zasadach?

• obliczanie terminu płatności dla faktury otrzymanych w KSEF?

18. Rozliczanie faktur korygujących, noty korygujące w KSEF.

• anulowanie faktury KSEF – czy jest możliwe,

• faktury korygujące w KSEF/noty korygujące?

• KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku należnego - moment korekty podatku,

• KSEF a korekty in minus oraz in plus podatku naliczonego –moment korekty podatku.

19. KSEF i obowiązek podania w komunikacie przelewu numeru KSEF.