Fakturowanie od podstaw w świetle obowiązujących przepisów

1.  Kiedy wystawiamy polska fakturę
  
- kiedy wystawiamy fakturę obowiązkowo, a kiedy na żądanie (osoby indywidualne; sprzedaż zwolniona, także dla firm)

2. Rodzaje faktur

- faktury VAT (faktury, faktury zaliczkowe, faktury VAT marża, faktury uproszczone, faktury do paragonów)
- paragony jako faktury uproszczone – do kiedy można się nimi posługiwać
- faktura VAT RR

2. Podmioty uprawnione  do wystawienia faktur VAT:

- sprzedawca
- nabywca (samofakturowanie)
- osoby trzecie: z mocy prawa (np. komornicy sądowi) i pełnomocnicy (np. biura rachunkowe)

3. Obowiązek przekazania danych z faktury sprzedaży w schemacie JPK_Fa

4. Dane, która powinna zawierać faktura:

-  data wystawienia (w tym data wystawienia faktury elektronicznej) 
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy (problem nazw skróconych)
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
- numer identyfikacji VAT czy to zawsze numer NIP
- w niektórych transakcjach wewnątrzwspólnotowych stosujemy tzw. numery VAT UE
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
- miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
- stawka podatku
- suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku
-  kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
-  kwotę należności ogółem
- sprzedaż zwolniona na fakturze – obowiązek wskazania podstawy prawnej na fakturze 
- dodatkowe oznaczenia na fakturze – wyrazy:  „metoda kasowa”; „ samofakturowanie”; „odwrotne obciążenie ”; „ mechanizm podzielonej” (sankcja za brak);
„procedura marży dla biur podróży”; „procedura marży - towary używane, - dzieła sztuki, - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".
- szczególne dane na fakturach WDT nowych środków transportu
- szczególne dane dla faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej)
- faktury uproszczone, w paragon jako faktura uproszczona
- faktura w przypadku cen urzędowych
 - zaokrąglenia na fakturze
- faktury dokumentujące „eksport usług” oraz dostawy towarów poza terytorium kraju
- faktury walutowe

5. Faktura zaliczkowa

- kiedy wystawiamy fakturę  zaliczkową
- dane jakie powinna zawierać faktura zaliczkowa
- kiedy faktura końcowa – czy zawsze i problem „zerowej” faktury końcowej 
- obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, jeżeli sprzedaż w miesiącu otrzymania zaliczki, w tym zmiany od 1 września 2023 r. 
- faktura proforma a faktura zaliczkowa

6. Sposób wystawienia faktury

- egzemplarze faktur papierowych
- egzemplarze faktur elektronicznych 
- rozróżnienie KOPIA/ORYGINAŁ

7. Faktury do paragonu

- obowiązek dołączania paragonu do faktury 
- paragon do faktury elektronicznej, w tym zmiany z VAT SLIM 3 
- paragon jako faktura uproszczona 
- kasy wirtualne a faktura

8. Terminy wystawienia faktur

- zasada ogólna   
- termin wstawienia faktur zaliczkowych 
- termin na faktury dotyczące: książek, czasopism, robót budowlanych 
- termin wystawienia faktury na najmu (dzierżawy, leasingi) i media

9. Forma faktury

- faktury tradycyjne (papierowe) 
- faktury elektroniczne 
- pojęcia autentyczności, integralności i czytelności faktury i e-faktury 
- ustrukturyzowane faktury w zamówieniach publicznych 
- faktura ustrukturyzowana z Krajowego Systemu e-Faktur  (KSeF)

10. Faktura elektroniczna

-   akceptacja nabywcy  - czy konieczna 
- faktury w PDF, podpis kwalifikowany i EDI
- dane jakie powinna zawierać

11. Ustrukturyzowana faktura w zamówieniach publicznych

- kiedy stosujemy i dla kogo jest obowiązkowa 
- forma: tylko XML
- obowiązek posiadania konta na platformie 
- dane wymagane dla faktury ustrukturyzowanej

12. Dokumenty korygujące

- faktura korygująca: przypadki kiedy wystawiamy (rabaty, zwroty towarów i zaliczek, pomyłki, podwyższenie ceny), dane jakie zawiera
- nota korygująca – czy możemy ją nadal wystawiać
- zły nabywca na fakturze – zmiana stanowiska organów podatkowych jak postąpić
- forma faktury korygującej i noty korygującej
- problem anulowania faktury

13. Duplikaty faktur: przypadki kiedy wystawiamy, dane jakie musi zawierać, forma

14. Przechowywanie faktur
 
15. Ustrukturyzowana faktura z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

- kalendarium wdrażania obowiązkowego KSeF
- kiedy wystawienie faktury ustrukturyzowane jest obowiązkowe a kiedy można wystawić fakturę papierową lub elektroniczną
- kiedy fakturę ustrukturyzowaną możemy przekazać poza KSeF 
- struktury logiczne stosowane w KSeF /głównie Fa(3)/
- metody uwierzytelnienia w KSeF (m.in. ZAW_FA, ceryfikaty, tokeny, węzeł krajowy, podpis/pieczęć elektroniczna/
- modele KSeF (m.in. standardowy, dla JST,  wykorzystujący identyfikator wewnętrzny, dla biur rachunkowych)
- tryb on-line a tzw. tryby off-line (tzw. off-line24, niedostępność KSeF, awaryjny)
- kody QR
- całkowita awaria KSeF
- data wystawienia i data otrzymania faktury ustrukturyzowanej i w trybach off-line
- zasady korekt faktur ustrukturyzowanych i off-line (oraz ich rozliczenie)
- duplikaty faktur a KSeF
- przechowywanie faktur a KSeF

16. JPK_VAT

- struktura JPK_VAT
- ujęcie faktur w nowej wersji  JPK VAT /JPK_V7(3) i VAT_7K(3)/
- faktury wystawiane do paragonów fiskalnych  i emitowane przez kasę rejestrującą w nowym JPK VAT,
- paragony uznawane za tzw. faktury uproszczone w JPK VAT,
- oznaczenia dokumentów sprzedaży i zakupu, kody GTU, oznaczenia procedur w JPK_VAT (np. RO, WEW, FP, kody GTU, TP,  MK, VAT RR) , w tym  zmiany związane z
- paragony uznawane za faktury uproszczone
- kary porządkowe za błędy w ewidencji JPK_VAT

17. Odpowiedniki faktur wewnętrznych

18. Faktura jako dokument dający prawo od odliczenia podatku naliczonego

- podatek naliczony wynikający z faktur, w tym limitowanie
- wadliwość faktury a odliczenie podatku VAT
- faktura wystawiona poza KSeF, pomimo obowiązku, a odliczenie podatku VAT i zaliczenie wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodów – kształtująca się praktyka orzecznicze 
- faktura a katalog włączeń zawarty w art. 88 ustawy o VAT
- posiadanie faktury jako warunek skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego
- ustalenia daty otrzymania faktury
- rozliczenie faktury korygującej podatek naliczony na plus i na minus

19. Pozostałe zagadnienia

- czynność pomiędzy jednostkami organizacyjnymi gminy/powiatu/samorządu województwa a faktura 
- grupa VAT a fakturowanie 
- czynności których nie dokumentujemy faktura, lecz rachunkiem notą księgowa, dowodem wewnętrznym  
- faktura VAT RR, w tym zmiany od kwietnia 2026 r.

21. Odpowiedzi na pytania uczestników

Szkolenie skierowane jest do osób zajmujących się wystawieniem faktur oraz rozliczaniem podatku VAT w przedsiębiorstwach i jednostkach sektora finansów publicznych.

Cele szkolenia: W szkoleniu przedstawione zostaną zagadnienia związane zasadami wystawiania faktur, faktur korygujących,  duplikatów faktur, w tym obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych.