KSEF po wejściu w życie – najważniejsze fakty i zasady działania

KSEF po wejściu w życie – najważniejsze fakty i zasady działania

1. Istota KSEF i różnice z obecnym sposobem fakturowania z uwzględnieniem praktycznego podejścia dużych podatników od dnia 1 lutego 2026 r. 

2. Zapoznanie z dostępnymi rozwiązaniami komercyjnymi na rynku – oraz ich podstawowe funkcje.

3. Faktura ustrukturyzowana – istota, kształt i wygląd faktury xml. 

a) Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (tryb ONLINE) i otrzymania faktury (moment odliczenia VAT).
b) Weryfikacja pliku XML oraz przesłanki odrzucenia faktury przez KSEF.
c) Wizualizacja faktury podlegającej wprowadzeniu do KSEF (wystawionej w trybie online i offline).
d) Wizualizacja faktury a „potwierdzenie transakcji”.

4. Opcjonalne pola KSEF, których wymagają kontrahenci (m.in. dodatkowy opis, IDWEW, Umowa, zamówienie).

5. Data wystawienia faktury jako data obowiązku podatkowego dla części czynności – a data przesłania do KSEF!

6. Certyfikat KSEF jako sposób uwierzytelnia w KSEF oraz wizualizacji faktur.

7. Uprawnienia do korzystania z KSEF – kto powinien być uprawiony a kto może być uprawniony – proponowane rozwiązania.

8. Tryb ONLINE jako podstawa działania w KSEF.

9. Tryb OFFLINE24 – jako drugi z podstawowych sposobów fakturowania.

a) podmioty uprawione do stosowania trybu online. 
b) Data wystawienia faktury w trybie offline24. 
c) Data otrzymania faktury w trybie offline24.
d) Dwa kody QR (OFFLINE I CERTYFIKAT) na fakturze. 
e) Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” nabywcy krajowemu z NIP. 
f) Faktura korygująca w trybie offline24.
g) Tryb offline (niedostępność systemu).

10. Tryb OFFLINE (niedostępność systemu KSEF).

a) Podmioty uprawione do stosowania trybu offline?
b) Data wystawienia faktury w trybie offline-niedostępność KSeF.
c) Data otrzymania faktury w trybie offline – niedostępność KSeF. 
d) kody QR (OFFLINE I CERTYFIKAT) na fakturze.
e) Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” przed przesłaniem do KSEF.
f) Faktura korygująca w trybie offline – niedostępność KSeF.

11. Tryb awaryjny.

a) Podmioty uprawione do stosowania trybu awaryjnego.
b) Data wystawienia faktury w trybie awaryjnym.
c) Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym. 
d) kody QR (OFFLINE I CERTYFIKAT) na fakturze.
e) Możliwość wydania „potwierdzenia transakcji” przed przesłaniem do KSEF.
f) Faktura korygująca w trybie offline – niedostępność KSeF.

12. Korekta techniczna pliku XML jako specyficzny tryb „poprawienia” faktury wystawionej w trybie offline. 

13. Awaria całkowita KSEF – podstawy stosowania i skutki dla fakturowania. 

14. Faktura elementy obowiązkowe.

15. Struktura FA(3) a wydatki pracownicze (delegacje, zakupy realizowane z zaliczek itp.).

16. Wysyłka faktury do KSEF.

a) Rodzaje wysyłek:  Sesja interaktywna i wsadowa.
b) Weryfikacja przez KSEF duplikatów faktur.  
c) Potwierdzenie skutecznego wystawienia faktury w KSeF (numer KSEF).
d) Numer KSeF wskazywany w komunikacie przelewu MPP  - od dnia 1 stycznia 2027 r.
e) Numer KSeF w plikach JPK.
f) UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
g) Brak powiadomień dla nabywcy o otrzymaniu faktury oraz weryfikacji faktu pobrania faktury.
h) Otrzymywanie faktur w KSeF oraz dostęp do faktur Kody QR.

17. Zapewnienie dostępu do faktury nabywcom bez NIP i konsumentom.

18. Zmiana rozporządzenia w sprawie JPK_VAT od dnia 1 lutego 2026 r.

a) Obowiązek podawania numeru KSEF w części ewidencyjnej JPK.
b) Nowe oznaczenia w JPK_VAT: OFF, DI, BFK.
c) Zasady korekty części ewidencyjnej JPK w związku z następczym nadaniem numeru KSEF.
d) Zasady ujmowania w części ewidencyjnej JPK faktur wystawionych poza KSEF.
e) Skutki nieujęcia numeru KSEF w części ewidencyjnej JPK dla podatnika (zarówno po stronie sprzedaży jak i zakupu).