Faktura ustrukturyzowana w trakcie wdrożenia w Jednostkach Samorządu Terytorialnego i innych Jednostkach Finansów Publicznych. Warsztaty praktyczne z wykorzystaniem specjalistycznego modelu

1. Aktualizacja systemów IT z KSEF i posiadanie narzędzi uwierzytelniających:
 
- na czym polega aktualizacja systemów finansowo-księgowych w JST i JSFP pod kątem KSEF? – dwa podstawowe kierunki działań:

• struktura logiczna wzoru faktury  FA(3) – istotne cechy,
• autostrada dla faktur ustrukturyzowanych – bramka API KSEF – nawiązanie połączenia z systemów IT z KSEF,

- JST i jednostki podrzędne oraz JSFP – sposoby potwierdzania swojej tożsamości:

• rola pieczęci elektronicznej w procesie uwierzytelniania,
• osoby fizyczne (pracownicy) – uwierzytelnianie profilem zaufanym, podpisem elektronicznym albo poprzez węzeł krajowy,

- Certyfikaty KSEF – co to jest?

- generowanie Certyfikatów KSEF poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień oraz bezpośrednio z konta podatnika w KSEF:

• JST i JSFP jako superadministratorzy – sposób wykorzystania Certyfikatu,
• Jednostki podrzędne i pracownicy – czy mogą samodzielnie wygenerować Certyfikaty?

- jak korzystać z Certyfikatów KSEF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,
- Token jako narzędzie automatyzujące pracę w KSEF
- zasady generowania Tokenów,

2. Zasady nadawania uprawnień w JST i JSFP:

- wyznaczanie administratorów – druk ZAW-FA, zasady wypełniania i składania,
- zakres uprawnień w KSEF dla poszczególnych osób fizycznych,
- nadawanie uprawnień podmiotom podrzędnym po NIP albo po ID_WEW i dostęp do KSEF z poziomu jednostek podrzędnych,
- Centrum Usług Wspólnych – zasady przyznania dostępu do KSEF,
- samofakturowanie w KSEF,
- JST i JSFP, a współpraca z biurem rachunkowym (uprawnienia pośrednie),

3. Otrzymywanie i wystawianie faktur w KSEF:

- odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?
- opcja „ukrycia” faktur w KSEF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?
- określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),
- czy można otrzymać fakturę poza KSEF?
- sposoby potwierdzania transakcji dla nabywcy, w przypadku faktur wystawianych w KSEF,
- numer KSEF_ID, a numer zwykły faktury,
- generowanie UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie,
- data wystawienia u-faktury, a data wysyłki do KSEF – kontrowersje,
- tryby ONLINE i OFFLINE24 – zasady przesyłania faktur do KSEF,
- przyczyny odrzucenia u-faktury przez KSEF i zasady postępowania,
- jak dokumentować sprzedaż dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności?
- faktury VAT_RR – w KSEF czy poza?
- sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF,
- korzystanie z opcji interaktywnej i wsadowej – zasady i korzyści,
- udostępnienie lub korzystanie z u-faktury poza KSEF – generowanie kodów uwierzytelniających,
- dostęp anonimowy do KSEF,
- przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,

4. Dane na u-fakturze zgodne ze najnowszym wzorem MF FA(3):
 
- pozycje obowiązkowe u-faktury, a wstępna weryfikacja u-faktury w KSEF,
- pozycje opcjonalne u-faktury,
- pozycje fakultatywne u-faktury – w jakich sytuacjach się pojawiają?
- dane z umowy albo zamówienia na u-fakturze,
- wysyłanie załączników do u-faktur (protokoły, specyfikacje, WZ, umowy),
- dane jednostek podrzędnych na u-fakturze – jak je umieścić?
- zmiana zasad rozliczania korekt in minus u-faktur i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,
- korekta in minus u nabywcy,
- czy noty korygujące będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym?
- w jakim zakresie będzie można wystawić duplikat faktury?
- czy można anulować u-fakturę?
- procedury wystawiania faktur w okresie niedostępności albo awarii KSEF,

5. Istotne nowości dotyczące u-faktur:

- zmiany w JPK_VAT w zakresie podawania numeru KSEF_ID,
- oznaczanie płatności przelewowych za u-faktury (przelew pojedynczy i zbiorczy),
- generowanie i korzystanie z tzw. Identyfikatora zbiorczego,
- zakres kar i okres ich obowiązywania dla podatników w zakresie KSeF.

Szkolenie adresowane jest do skarbników oraz pracowników JST i podmiotów sfery finansów publicznych (JSFP) – przede wszystkim praktyków.

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie zasad wdrażania systemu faktur ustrukturyzowanych i praktycznych rozwiązań problemów związanych z funkcjonowaniem JST i JSFP. W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę nadawania uprawnień w KSEF w ramach powyższych podmiotów, omówi na wzorcowym modelu kwestie wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, w tym w szczególności w jednostkach podrzędnych. 

Wskazane będą metody uwierzytelniania się w KSEF, przede wszystkim za pomocą Certyfikatów KSEF i sposoby generowania tych narzędzi. 
Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.