KSEF – olbrzymie wyzwania dla księgowych. Jak unikać błędów przy wystawianiu i odbieraniu faktur ustrukturyzowanych.

Obieg dokumentów w firmie przy użyciu KSEF:

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie praktycznych rozwiązań problemów, które pojawiają się w procesie wystawiania, odbierania i wprowadzania do obiegu faktur ustrukturyzowanych. 

W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę zasad bezpieczeństwa przy nadawaniu uprawnień w KSEF, omówi na wzorcowym modelu kwestie prawidłowego wystawiania i bezproblemowego otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.

1. Prawidłowe wystawienie faktury ustrukturyzowanej:

- identyfikacja statusu nabywcy w procesie wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
- moment powstania obowiązku podatkowego i jego wpływ na termin wystawienia faktury w KSEF,
- ustawowe terminy wystawiania faktur (widełki czasowe) w kontekście możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej,
- jaki model wystawiania faktur w KSEF przyjąć: scentralizowany (szef, sekretariat, wyłącznie dział księgowy), czy też zdecentralizowany?

- tryb online – podstawowa ścieżka wystawiania pojedynczych faktur w KSEF:

• moment wystawienia faktury, a moment wysyłki do KSEF – co jest datą wystawienia faktury?

• obowiązkowe elementy faktury wymagane strukturą logiczną FA(3),

• zakres danych na fakturze ustrukturyzowanej – w jakich sytuacjach z niego korzystać?

• oznaczenie dokumentu fakturowego nr KSEF,

• wizualizacja faktury – zamiana xml na pdf oraz kod QR i jego znaczenie,

• sposób doręczenia faktury odbiorcy w zależności od jego statusu,

• potwierdzenie transakcji – jakie zasady musimy stosować?

- tryb offline24 – narzędzie przydatne przy wystawianiu dużej ilości faktur:

• jakie sytuacje dają możliwość korzystania z tego trybu?

• kiedy wysłać wystawioną fakturę do KSEF i jak jest jej data wystawienia?

• doręczanie faktury wystawionej poza KSEF – czy jest możliwe?

• wysyłka paczki faktur do KSEF (opcja wsadowa) – zasady,

• oznaczanie faktur dwoma kodami QR – wyjaśnienia,

• jak potwierdzić w tym trybie dokonanie zakupu?

- tryby szczególne (awaria, niedostępność KSEF):

• sposób wystawienia faktury (w jakim formacie i czy stosujemy kody QR?),

• oznaczanie faktury w systemie księgowym,

• prawidłowy termin wysyłki do KSEF,

- informowanie odbiorcy o wystawieniu faktury przy użyciu KSEF – istotna procedura,
- pobranie faktury z KSEF – czy jest możliwe wielkokrotne zaimportowanie tego samego dokumentu?
- inne dokumenty księgowe (noty, rachunki, pro formy itp.), a KSEF,
- samofakturowanie w KSEF – sprzedaż krajowa i zagraniczna,
- zasady wprowadzania do KSEF faktur z załącznikami,
- logo i podpis na fakturze ustrukturyzowanej – problematyka elementów graficznych,

2. Najczęstsze błędy na fakturze ustrukturyzowanej:

- dane kontrahenta, w tym istotna rola NIP,
- oznaczanie procedur w ramach JPK,
- niewłaściwy format elektroniczny,
- bramka API KSEF, a błędy rachunkowe,
- numerowanie faktur w kolejności,
- błędy merytoryczne na fakturze w KSEF,

3. Otrzymywanie faktur przy użyciu KSEF:

- odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?
- skąd będę wiedział, że otrzymałem fakturę w KSEF?
- opcja „ukrycia” faktur w KSEF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?
- określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),
- czy można otrzymać fakturę poza KSEF?
- odliczanie VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSEF – stanowisko MF,
- czy wizualizować faktury kosztowe poprzez ich wydruk, albo zapisywanie w PDF?
- zasady wprowadzania do obiegu wewnętrznego faktur kosztowych – jeden punkt odbioru => przesłanie do działów merytorycznych, czy każdy 
dział (pracownik) ma bezpośredni dostęp do faktury w KSEF i możliwość jej zaimportowania,
- dostęp anonimowy do faktury w KSEF,
- przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,

4. Korygowanie faktur w KSEF:

- przyczyna korekty, a sposób jej wykazania (storno albo jest-powinno być),
- zmiana zasad rozliczania korekt in minus faktur ustrukturyzowanych i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,
- rozliczanie korekty in plus,
- korekta podatku naliczonego z faktury ustrukturyzowanej in minus u nabywcy,
- korygowanie błędów przez nabywcę – kwestia noty korygującej,
- istotne dane na fakturze korygującej w KSEF,
- duplikaty, a KSEF,

5. Procedury postępowania z kontem podatnika w KSEF i fakturami ustrukturyzowanymi:

- decydująca rola administratora w firmie – normy bezpieczeństwa i kontroli procesów związanych z dostępem do KSEF,
- uprawnienia i odpowiedzialność pracowników w zakresie wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
- generowanie nowego kontekstu w KSEF dla jednostek podrzędnych (oddziałów (zakładów, osób fizycznych),
- jak generować i korzystać z Certyfikatów KSEF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,
- czy jest nam potrzebny jeszcze TOKEN KSEF?
- nowe znaczniki w JPK_VAT – kiedy je stosować?
- UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie faktur (obowiązek podawania nr KSEF_ID),
- kursy walutowe w fakturach ustrukturyzowanych,
- podawanie nowych istotnych informacji w płatnościach za faktury ustrukturyzowane,
- sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF,
- sankcje w KSEF – od kiedy, dla kogo i w jakich wymiarach?

Szkolenie adresowane jest do podatników oraz pracowników działów księgowych, sprzedażowych i innych mających styczność z fakturami – przede wszystkim wszystkich praktyków.