Faktura ustrukturyzowana w trakcie i po wdrożeniu u podatników VAT.

1. Aktualizacja systemów IT z KSEF i posiadanie narzędzi uwierzytelniających: 

- na czym polega aktualizacja systemów finansowo-księgowych w firmie pod kątem KSEF? – dwa podstawowe kierunki działań:
  
• struktura logiczna wzoru faktury  FA(3) – istotne cechy,   
• autostrada dla faktur ustrukturyzowanych – bramka API KSEF – nawiązanie połączenia z systemów IT z KSEF,

- sposoby potwierdzania swojej tożsamości:
    
• rola pieczęci elektronicznej w procesie uwierzytelniania,   
• jednoosobowa działalność gospodarcza,   
• jednostki podrzędne spółek i osoby fizyczne (pracownicy) – posiadanie narzędzi do uwierzytelniania,

- Certyfikaty KSEF – co to jest?
- generowanie Certyfikatów KSEF poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień oraz bezpośrednio z konta podatnika w KSEF:
    
• Firma jako superadministratorzy – sposób wykorzystania Certyfikatu, 
• Jednostki podrzędne spółek i pracownicy – czy mogą samodzielnie wygenerować Certyfikaty?

- jak korzystać z Certyfikatów KSEF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,
- Token jako narzędzie automatyzujące pracę w KSEF
- zasady generowania Tokenów,

2. Zasady nadawania uprawnień w KSEF:

- wyznaczanie administratorów – druk ZAW-FA, zasady wypełniania i składania,
- zakres uprawnień w KSEF dla poszczególnych osób fizycznych,
- nadawanie uprawnień podmiotom podrzędnym po ID_WEW i dostęp do KSEF z poziomu jednostek podrzędnych spółek,
- Centrum Wspólnej Obsługi – zasady przyznania dostępu do KSEF,
- samofakturowanie w KSEF,
- podatnik i jego współpraca z biurem rachunkowym (uprawnienia pośrednie) – jak obsługiwać klientów w ramach KSEF?

3. Otrzymywanie i wystawianie faktur w KSEF:

- odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?
- opcja „ukrycia” faktur w KSEF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?
- określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),
- czy można otrzymać fakturę poza KSEF?
- sposoby potwierdzania transakcji dla nabywcy, w przypadku faktur wystawianych w KSEF,
- numer KSEF_ID, a numer zwykły faktury,
- generowanie UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie,
- data wystawienia u-faktury, a data wysyłki do KSEF – kontrowersje,
- tryby ONLINE i OFFLINE24 – zasady przesyłania faktur do KSEF,
- przyczyny odrzucenia u-faktury przez KSEF i zasady postępowania,
- jak dokumentować sprzedaż dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności?
- faktury VAT_RR – w KSEF czy poza?
- sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF,
- korzystanie z opcji interaktywnej i wsadowej – zasady i korzyści,
- udostępnienie lub korzystanie z u-faktury poza KSEF – generowanie kodów uwierzytelniających,
- dostęp anonimowy do KSEF,
- przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,

4. Dane na u-fakturze zgodne ze najnowszym wzorem MF FA(3):

- pozycje obowiązkowe u-faktury, a wstępna weryfikacja u-faktury w KSEF,
- pozycje opcjonalne u-faktury,
- pozycje fakultatywne u-faktury – w jakich sytuacjach się pojawiają?
- dane z umowy albo zamówienia na u-fakturze,
- wysyłanie załączników do u-faktur (protokoły, specyfikacje, WZ, umowy),
- dane oddziałów (zakładów, osób fizycznych) na u-fakturze – jak je umieścić?
- zmiana zasad rozliczania korekt in minus u-faktur i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,
- korekta ustrukturyzowana in minus u nabywcy,
- czy noty korygujące będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym?
- w jakim zakresie będzie można wystawić duplikat faktury?
- czy można anulować u-fakturę?
- procedury wystawiania faktur w okresie niedostępności albo awarii KSEF,

5. Istotne nowości dotyczące u-faktur:

- zmiany w JPK_VAT w zakresie podawania numeru KSEF_ID,
- oznaczanie płatności przelewowych za u-faktury (przelew pojedynczy i zbiorczy),
- generowanie i korzystanie z tzw. Identyfikatora zbiorczego,
- zakres kar i okres ich obowiązywania dla podatników w zakresie KSEF.

Szkolenie online z ksef adresowane jest do podatników oraz pracowników działów księgowych, sprzedażowych i innych mających styczność z fakturami – przede wszystkim wszystkich praktyków.

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie zasad wdrażania i dalszych kroków odnośnie systemu faktur ustrukturyzowanych i praktycznych rozwiązań problemów, które w trakcie będą się pojawiały. 
W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę nadawania uprawnień w KSEF, omówi na wzorcowym modelu kwestie wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, w tym także zasady współpracy z biurami rachunkowymi. Wskazane będą metody uwierzytelniania się w KSEF, przede wszystkim za pomocą Certyfikatów KSEF i sposoby generowania tych narzędzi. Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.