KSeF - Faktura ustrukturyzowana w trakcie i po wdrożeniu u podatników VAT. Warsztaty praktyczne z wykorzystaniem specjalistycznego modelu

1. Aktualizacja systemów IT z KSEF i posiadanie narzędzi uwierzytelniających:

- na czym polega aktualizacja systemów finansowo-księgowych w firmie pod kątem KSEF? – dwa podstawowe kierunki działań:

• struktura logiczna wzoru faktury  FA(3) – istotne cechy,

• autostrada dla faktur ustrukturyzowanych – bramka API KSEF – nawiązanie połączenia z systemów IT z KSEF,

- sposoby potwierdzania swojej tożsamości:

• rola pieczęci elektronicznej w procesie uwierzytelniania,

• jednoosobowa działalność gospodarcza,

• jednostki podrzędne spółek i osoby fizyczne (pracownicy) – posiadanie narzędzi do uwierzytelniania,

- Certyfikaty KSEF – co to jest? - generowanie Certyfikatów KSEF poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień oraz bezpośrednio z konta podatnika w KSEF:

Firma jako superadministratorzy – sposób wykorzystania Certyfikatu,

Jednostki podrzędne spółek i pracownicy – czy mogą samodzielnie wygenerować Certyfikaty?

• jak korzystać z Certyfikatów KSEF – uwierzytelnianie w różnych kontekstach,

• Token jako narzędzie automatyzujące pracę w KSEF

• zasady generowania Tokenów,

2. Zasady nadawania uprawnień w KSEF:

- wyznaczanie administratorów – druk ZAW-FA, zasady wypełniania i składania,

- zakres uprawnień w KSEF dla poszczególnych osób fizycznych,

- nadawanie uprawnień podmiotom podrzędnym po ID_WEW i dostęp do KSEF z poziomu jednostek podrzędnych spółek,

- Centrum Wspólnej Obsługi – zasady przyznania dostępu do KSEF,

- samofakturowanie w KSEF,

- podatnik i jego współpraca z biurem rachunkowym (uprawnienia pośrednie) – jak obsługiwać klientów w ramach KSEF?

3. Otrzymywanie i wystawianie faktur w KSEF:

- odbieranie u-faktur od 1 lutego 2026r. – czy fakturę importujemy bezpośrednio do systemu FK, czy najpierw ją wizualizujemy w KSEF?

- opcja „ukrycia” faktur w KSEF – w jakich sytuacjach i jak to zrobić?

- określenie momentu otrzymania u-faktury i zagrożenia stąd płynące (data księgowania),

- czy można otrzymać fakturę poza KSEF?

- sposoby potwierdzania transakcji dla nabywcy, w przypadku faktur wystawianych w KSEF,

- numer KSEF_ID, a numer zwykły faktury,

- generowanie UPO i jego istotny wpływ na prawidłowe księgowanie,

- data wystawienia u-faktury, a data wysyłki do KSEF – kontrowersje,

- tryby ONLINE i OFFLINE24 – zasady przesyłania faktur do KSEF,

- przyczyny odrzucenia u-faktury przez KSEF i zasady postępowania,

- jak dokumentować sprzedaż dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności?

- faktury VAT_RR – w KSEF czy poza?

- sprzedaż na kasie rejestrującej, faktury uproszczone i faktury do paragonów, a KSEF,

- korzystanie z opcji interaktywnej i wsadowej – zasady i korzyści,

- udostępnienie lub korzystanie z u-faktury poza KSEF – generowanie kodów uwierzytelniających,

- dostęp anonimowy do KSEF,

- przechowywanie i archiwizowanie u-faktur, a bezpieczeństwo danych wrażliwych,

4. Dane na u-fakturze zgodne ze najnowszym wzorem MF FA(3): 

- pozycje obowiązkowe u-faktury, a wstępna weryfikacja u-faktury w KSEF,

- pozycje opcjonalne u-faktury,

- pozycje fakultatywne u-faktury – w jakich sytuacjach się pojawiają?

- dane z umowy albo zamówienia na u-fakturze,

- wysyłanie załączników do u-faktur (protokoły, specyfikacje, WZ, umowy),

- dane oddziałów (zakładów, osób fizycznych) na u-fakturze – jak je umieścić?

- zmiana zasad rozliczania korekt in minus u-faktur i faktur „zwykłych” u sprzedawcy,

- korekta ustrukturyzowana in minus u nabywcy,

- czy noty korygujące będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym?

- w jakim zakresie będzie można wystawić duplikat faktury?

- czy można anulować u-fakturę?

- procedury wystawiania faktur w okresie niedostępności albo awarii KSEF,

5. Istotne nowości dotyczące u-faktur:

- zmiany w JPK_VAT w zakresie podawania numeru KSEF_ID,

- oznaczanie płatności przelewowych za u-faktury (przelew pojedynczy i zbiorczy),

- generowanie i korzystanie z tzw. Identyfikatora zbiorczego,

- zakres kar i okres ich obowiązywania dla podatników w zakresie KSEF.

Szkolenie adresowane jest do podatników oraz pracowników działów księgowych, sprzedażowych i innych mających styczność z fakturami – przede wszystkim wszystkich praktyków.

Celem szkolenia jest wyczerpujące omówienie zasad wdrażania i dalszych kroków odnośnie systemu faktur ustrukturyzowanych i praktycznych rozwiązań problemów, które w trakcie będą się pojawiały. W ramach zajęć wykładowca przybliży Państwu specyfikę nadawania uprawnień w KSEF, omówi na wzorcowym modelu kwestie wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, w tym także zasady współpracy z biurami rachunkowymi. Wskazane będą metody uwierzytelniania się w KSEF, przede wszystkim za pomocą Certyfikatów KSEF i sposoby generowania tych narzędzi. Omówione zostanie szczegółowo wprowadzanie danych obowiązkowych, opcjonalnych i fakultatywnych w zakresie elementów faktury ustrukturyzowanej, sposoby wystawiania i rodzaje korekt oraz ogólnego wewnętrznego schematu obiegu faktur.